Меры по предупреждению хищений продукции при её отгрузке

• Запретить производить отгрузки дорогостоящей продукции с мест, не оборудованных средствами видеонаблюдения.

• Обязать работников подразделений продаж предприятий в день отгрузки продукции со складов грузовладельца транспортом покупателя предоставлять в отдел выписки по электронной почте следующую информацию:

- наименование покупателя; - № заказа на отгрузку; - фамилия, имя, отчество водителя; - паспортные данные водителя; - марку и государственный регистрационные знаки автомашины и прицепа; - полное наименование транспортной компании-перевозчика, её руководителя и телефоны; - мобильный телефон водителя.

• Обязать работников подразделений логистики и групп выписки грузовладельца:

- При отгрузках продукции транспортом покупателя проверять информацию по перевозчику, поступившую от подразделений продаж по электронной почте, с фактическими документами на соответствие поданного автомобиля (№ заявки на отгрузку, водительское удостоверение, свидетельства о регистрации транспортного средства и прицепа, доверенность и паспорт водителя). К экземплярам сопроводительных документов, передаваемых в бухгалтерию грузовладельца, прикладывать скан копии водительского удостоверения, паспорта водителя с указанием марки и государственного регистрационного номера автомашины и прицепа;

- При отгрузках продукции транспортом поставщика оперативно отслеживать прохождение автомобиля с продукцией в пути следования от пункта загрузки до пункта: назначения с подтверждением информации от должностного лица склада (при внутригрупповых перемещениях между складами грузовладельца) или ответственного лица компании перевозчика;

- Исключить случаи заключения договоров с компаниями, имеющими только статус «диспетчера». Договора па перевозку заключать только с организациями, проверенными сотрудниками службы безопасности (собственной или удаленной, специализирующейся на логистике) и положительно зарекомендовавшими себя на рынке автотранспортных услуг.

• В целях минимизации финансовых рисков, краж и хищений продукции руководителям коммерческих подразделений и СБ предприятия - установить жесткий контроль за своевременностью платежей и объемами поставок продукции каждому покупателю путем установления лимитов по дебиторской задолженности, отсрочке (например, 45 дней) и порядку платежей, а также наложения блок факторов на отгрузку.

• Руководителям СБ грузовладельца обязать работников охраны осуществлять проверку всех документов перевозчика на их подлинность, обратив особое внимание на сличение подписи в доверенности, водительском удостоверении и паспорте водителя, а также переклеенные фотографии, и соответствие номеров агрегатов, и регистрационных знаков, установленных на транспортном средстве с данными указанными в регистрационных документах