Типичные ошибки при заполнении ТрН и прочей первички сейчас, чем грозит?

Ответ предоставлен командой юристов Monopoly.Online

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Обязательные реквизиты документов первичного учета установлены ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных п. 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Ответственность за отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений, установлена ст. 120 НК РФ, а также предусмотрена административная ответственность ст. 15.6 КоАП РФ. Кроме того, не найдя в системе учета первичных учетных документов, сотрудники ФНС могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, как следствие, компанию ждет доначисление налога на прибыль.

При составлении документов бухгалтерского учета необходимо руководствоваться Федеральным стандартом бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» утв. Приказом Минфина России от 16.04.2021 N 62н.

Порядок оформления или формирования транспортной накладной в части требований к ее заполнению установлен разделом IX Правил перевозок грузов автомобильным транспортом утв. Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 N 2200.

Ошибки при оформлении ТрН	Последствия
Отсутствие в ТрН обязательных реквизитов документа первичного учета	Транспортная накладная составляется на бумажном носителе в 3 экземплярах (оригиналах) соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика или формируется в виде электронной транспортной накладной. В случае использования транспортной накладной как первичного учетного документа в соответствии со ст. 9 Закона о бухгалтерском учете составляется четвертый экземпляр (оригинал) транспортной накладной на бумажном носителе для грузоотправителя (п. 10 Правил). Чтобы признать расходы в целях налогообложения прибыли и принять к вычету НДС, в транспортной накладной должны быть заполнены реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, позволяющие использовать транспортную накладную в качестве первичного учетного документа. Так, помимо обязательных к заполнению разделов накладной, в которых указаны дата составления, стороны договора перевозки, наименования должностей и подписи (с расшифровкой) уполномоченных должностных лиц, необходимо внести данные в разд. 12 "Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях (при необходимости)" (п. 1 ст. 172, п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 114 Правил). Аналогичные выводы следуют из разъяснений, приведенных в Письмах ФНС России от 19.04.2021 N СД-4-2/5238@, от 16.06.2017 N ЕД-4-15/11485, Минфина России от 04.02.2015 N 03-03-10/4547 (направлено Письмом ФНС России от 12.02.2015 N ГД-4-3/2104@)
Неточные сведения о грузоотправителе и грузополучателе	Транспортная накладная является документом, подтверждающем в налоговом учете расходы на перевозку (п. 1 ст. 252 НК РФ). Если указанные в ней сведения окажутся недостоверными, то та сторона, которая понесла эти расходы, рискует: налоговая сочтет транспортные расходы неподтвержденными
Отсутствие или искажение сведений о перевозчике	Если в накладной не будет сведений о перевозчике, в случае спора ему будет затруднительно взыскать плату за перевозку, несмотря на наличие договора. Для заказчика перевозки данные о перевозчике подтвердят реальность ее осуществления
Отсутствие особых отметок о свойствах груза, а также ошибки при указании наименования груза, его количества и веса	Согласно п. 3 ст. 35 Устава за неуказание в транспортной накладной особых отметок или необходимых при перевозке груза мер предосторожности либо за искажение сведений о свойствах груза, в том числе о его массе, габаритах, состоянии и степени опасности, с грузоотправителя взыскивается штраф в размере двадцати процентов провозной платы. Уплата штрафа не освобождает грузоотправителя от возмещения ущерба, причиненного перевозчику такими нарушениями. Кроме того, некорректное указание данных сведений усложнит доказывание ущерба в случае утраты груза
Отсутствие сопроводительных документов на груз	Согласно п. 106 Правил в раздел 4 "Сопроводительные документы на груз" (при наличии) вносятся наименования, реквизиты прилагаемых к транспортной накладной документов. Грузоотправитель обязан подготовить груз к перевозке таким образом, чтобы обеспечить безопасность его перевозки и сохранность груза, а также не допустить повреждение транспортного средства, контейнера (п. 2 ст. 10 Устава). В целях беспрепятственного осуществления перевозки груза грузоотправитель обязан в дополнение к транспортной накладной представить документы, предусмотренные санитарными, таможенными, карантинными, иными правилами в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, а также сертификаты, паспорта качества, удостоверения, другие документы, наличие которых установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, либо указать в транспортной накладной регистрационные номера указанных документов, если такие документы (сведения о таких документах) содержатся в государственных информационных системах (п. 4 ст. 8 Устава). Например, отсутствие при осуществлении перевозки спиртосодержащей продукции товарно-транспортной накладной влечет привлечение к ответственности по ч. 2 ст. 14.16 КоАП РФ
Искажение сведений о транспортном средстве	Несоответствие массы груза грузоподъемности ТС, неправильное указание сведений о ГРЗ ТС, а также данных водителя и проч. может вызвать вопросы о реальности осуществления хозяйственной операции при проведении налоговой проверки
Отсутствие в транспортной накладной отметок о времени подачи транспортного средства в пункты погрузки, выгрузки и время отправления из них	Штраф за задержку (простой) транспортных средств взыскивается независимо от штрафа за непредъявление для перевозок грузов, предусмотренных договорами перевозок грузов. Основанием для начисления штрафа за задержку (простой) транспортных средств служат отметки в транспортных накладных или в путевых листах о времени прибытия и убытия транспортных средств (п. 6 ст. 35 Устава). Штраф за задержку (простой) контейнеров взыскивается независимо от штрафа за непредъявление для перевозки грузов, предусмотренных договором перевозки грузов. Основанием для начисления штрафа за задержку (простой) контейнеров служат отметки в транспортных накладных, путевых листах или сопроводительных ведомостях о времени подачи и отправления контейнеров (п. 8 ст. 35 Устава). Отсутствие соответствующих сведений в транспортной накладной может затруднить или сделать невозможным взыскание соответствующих штрафных санкций.

Ошибки в первичных учетных документах исправляются по правилам, которые определены законодательством о бухгалтерском учете (п. 1 ст. 11 НК РФ, ст. ст. 1, 4, ч. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Для счетов-фактур и УПД существуют корректировочные формы. В остальных случаях ошибки исправляются прямо в существующих документах.

По общему правилу исправление нужно внести непосредственно в первичный учетный документ. Для этого в бумажном документе нужно (ч. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. п. 19, 21 ФСБУ 27/2021):

1) зачеркнуть одной чертой неправильный текст или суммы и над ним написать правильный текст или суммы;

2) сделать оговорку "Исправлено";

3) указать дату исправления;

4) заверить исправление подписями лиц, составивших документ (с указанием должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, позволяющих их идентифицировать).

Если документ с ошибкой составлен в нескольких экземплярах, то исправления нужно внести в каждый из них. В том числе это касается экземпляров документов, которые находятся у ваших контрагентов.

Что касается электронного первичного учетного документа, то исправить его вы можете, составив новый (исправленный) электронный документ. В нем должно быть указано, что он составлен взамен первоначального. Кроме того, он должен содержать дату исправления и электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ, с отражением их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов для их идентификации. Средства воспроизведения нового документа должны сделать невозможным его использование отдельно от первоначального документа (п. 20 ФСБУ 27/2021).

В кассовые документы (формы N N КО-1, КО-2) нельзя вносить исправления (пп. 4.1, 4.7 п. 4 Указаний N 3210-У).

Если ошибка в первичном учетном документе повлекла за собой ошибку в налоговом регистре, в расчете налоговой базы, в расчете налога и (или) в налоговой отчетности, их также нужно скорректировать. В том числе при необходимости следует доплатить налог и пени. При корректировке размера налоговой обязанности в сторону уменьшения можно зачесть или вернуть сумму положительного сальдо ЕНС (п. 1 ст. 45, п. 1 ст. 54, ст. ст. 75, 78, 79, п. 1 ст. 81, ст. ст. 313 - 315 НК РФ).