Служебное расследование: как проводить, типовые ошибки

Материал взят отсюда, написан для сайта: https://myfin.by/stati/view/kak-kompanii-perezit-sluzebnoe-rassledovanie-provalnye-osibki-i-pravila-provedenia, автор Татьяна Тарахович

«Пожалуй, ни одна из практик корпоративной безопасности не сравнится по своей противоречивости с "искусством" служебного расследования. Например, юридически закреплены (фактически в определенной степени унифицированы) правила проведения служебных расследований только в области охраны (безопасности) труда. Вот почему подходы у специалистов часто отличаются. Хорошая новость! Буквально недавно Международная организация по стандартизации (ISO) впервые издала абсолютно новый стандарт ISO 37008:2023 "Internal investigations of organizations – Guidance", т.е. "руководство", как проводить внутренние расследования в организациях. Я рекомендую всем изучить его».

В своем блоге адвокат Татьяна Тарахович рассказала о том, как проходят внутренние расследования в организациях, для чего они нужны на самом деле, какие ошибки можно допустить и какие правила необходимо соблюдать.

Итак, стандарт дает в целом хорошее определение, что же такое внутреннее расследование: профессиональный процесс установления фактов, инициируемый организацией или для организации с целью установления фактов в отношении предполагаемых нарушений, неправомерных действий или несоблюдения требований (таких как взяточничество, мошеннические действия, домогательства, насилие или дискриминация).

Но при этом я часто вижу, как специалисты игнорируют (и даже не понимают) миссию служебного расследования. А ведь это нужно не для того, чтобы найти виновных, собрать доказательства, возместить причиненный ущерб. Удивлены?

Эти мероприятия проводятся для того, чтобы сделать компанию сильнее! Я люблю повторять: когда служебное расследование заканчивается, все только начинается.

Ни одно заключение нельзя считать по-настоящему «качественным», если оно не предлагает рекомендации на системном уровне: на уровне регламентов и бизнес-процессов, корпоративной культуры или компетенций, договорных стандартов или отдельных контрактов с ключевыми клиентами (поставщиками). И, конечно, такие изменения обязательно должны быть внедрены, а не положены «под сукно».

С другой стороны, я точно знаю, какие ошибки приведут к провалу любое служебное расследование.

Провальные ошибки служебных расследований

Излишняя скрытность. Проводя проверку, многие полагают правильным держать все предположения и «находки» до самого последнего момента в секрете. Если вы будете игнорировать обсуждение с руководством и вовлеченными работниками – у вас отличные шансы не только совершить ошибку, но и крайне бездарно подготовиться к возражениям коллег, которые неизбежно накроют своим шквалом проверяющего.
Бюрократическая косность. Нарушение регламентов, положений или политик само по себе – это нехорошо. Однако не стоит игнорировать реальность. Копайте глубже! Всегда оценивайте истинные причины нарушений, возможно, именно в этом вы найдете правильный ответ. У каждой проблемы есть имя? Не всегда стоит уделять все внимание поиску виноватых. Иногда это установить крайне сложно. Ваши выводы могут быть не менее ценными без конкретных фамилий. Хотя, безусловно, там, где речь идет о серьезном ущербе и убытках, неудача с доказательствами вины – это серьезное испытание для проверяющего. И для компании, поскольку это чаще всего указывает на серьезные недостатки с бизнес-процессами и разумной юридической «бюрократией».
Отсутствие четкой логики и лаконичности. Всегда старайтесь опираться на установленные факты и лаконично выстраивать причинно-следственные связи. Следует избегать пространных отчетов, в которых нет последовательности и структуры, изобилующих излишними эмоциями и драматизмом (да, бывает и такое).

Также я назову пять правил, которые помогут компании комфортно пережить процесс служебного расследования, сделать верные выводы и предпринять правильные действия.

5 правил проведения служебного расследования

Конфиденциальность причин служебного расследования, процесса, результатов и мер реагирования – все это крайне важно.
Сохранение климата и кармы. Служебное расследование создает серьезное напряжение внутри компании, оно способно надолго разрушить эффективные «рабочие» отношения. Обдумайте, кто в итоге сможет принять удар на себя.
Независимость vs конфликт интересов. Это особенно важно в случае риска ангажированности ключевых сотрудников, конфликта интересов и заинтересованности в итогах служебного расследования. Приложите все усилия для того, чтобы сохранить объективность.
Компетенции и опыт экспертов, которые проводят расследование. Они обязательно должны учитывать в своей работе как уникальность внутреннего контекста компании, так и особенности внешнего контекста, предпосылок и причин.
«Свежий взгляд». Вы должны быть готовы изменить свой взгляд на компанию, посмотреть иначе на «традиционные» процессы и подходы. И в итоге у вас должен выработаться «иммунитет» к аргументам вроде: «мы всегда так делали» и «никогда никаких проблем не было».